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PORTARIA Nº 376, DE 2 DE MAIO DE 2018

Institui a Política de Gestão de Riscos do Ministério das Relações Exteriores.

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PORTARIA Nº 376, DE 2 DE MAIO DE 2018

Institui a Política de Gestão de Riscos do Ministério das Relações Exteriores.

O MINISTRO DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição Federal, e tendo em vista o disposto na Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 1, de 10 de maio de 2016, e no art. 17 do Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Institui a Política de Gestão de Riscos do Ministério das Relações Exteriores, por meio da qual se estabelecem princípios, objetivos, diretrizes, competências e meios para implantar a gestão de governança, riscos e controles internos da gestão na Secretaria de Estado das Relações Exteriores e, no exterior, nas Missões Diplomáticas permanentes, Repartições Consulares e Unidades Específicas destinadas às atividades administrativas, técnicas, culturais e de gestão de recursos financeiros.

Art. 2º A Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de 2016, deverá ser utilizada como base para o entendimento de termos utilizados na implantação da Política de Gestão de Riscos do MRE, sem prejuízo das atribuições do Comitê de Governança, Riscos e Controles (CGRC).

Art. 3º O mapeamento e a avaliação de riscos no âmbito do MRE levará em consideração, preliminarmente, as seguintes tipologias básicas:

I - riscos de imagem ou reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade em relação à capacidade do MRE em cumprir sua missão institucional;

II - riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades do MRE;

III - riscos financeiros ou orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade do MRE de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou que possam comprometer a própria execução orçamentária; e

IV - riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do MRE, normalmente associados a falhas, deficiências ou inadequações de processos internos, de pessoas, de infraestruturas e de sistemas.

Art. 4º Os controles internos da gestão mencionados no caput do art. 1º desta Portaria não se sobrepõem e não substituem as atividades e as atribuições da Secretaria de Controle Interno do MRE.

CAPÍTULO II

DIRETRIZES

Art. 5º São diretrizes para a Política de Gestão de Riscos do MRE:

I - sistematizar a gestão de riscos, com base em metodologias consagradas e em boas práticas de gestão pública, de modo que seja integrada ao planejamento estratégico, aos processos e às políticas do MRE;

II - identificar, avaliar, tratar e monitorar, a cada quadriênio, os riscos relacionados às atividades do MRE, em conformidade com o Plano Plurianual (PPA) e com o Planejamento Estratégico;

III - adotar metodologias que possibilitem o apoio à gestão de riscos no MRE;

IV - promover a integração das unidades do MRE responsáveis pela gestão de riscos;

V - medir o desempenho da gestão de riscos, no âmbito do MRE, por meio de atividades contínuas;

VI - capacitar, de forma continuada e em todos os níveis hierárquicos, os agentes públicos que exercem cargo, função ou emprego no MRE para lidar com gestão de riscos;

VII - definir como será medido o desempenho da gestão de riscos;

VIII - Estabelecer padrões de qualidade e de frequência para a elaboração de informações produzidas pela rede de postos no exterior.

CAPÍTULO III

PRINCÍPIOS

Art. 6º A Política de Gestão de Riscos do MRE deverá observar os seguintes princípios:

I - gestão de riscos de forma sistemática, estruturada e oportuna, subordinada ao interesse público;

II - estabelecimento de níveis aceitáveis de exposição a riscos;

III - criação de procedimentos de controle interno da gestão proporcionais ao risco, observada a relação custo-benefício;

IV - utilização do mapeamento de riscos para subsidiar a elaboração do planejamento estratégico e para apoiar processos decisórios no âmbito do MRE;

V - gestão de riscos com vistas ao aprimoramento contínuo dos processos organizacionais do MRE;

VI - disseminação, no âmbito do MRE, de informações necessárias ao fortalecimento da cultura da gestão de governança, riscos e controles internos da gestão;

VII - integração de atividades e utilização de informações para a elaboração do planejamento estratégico do MRE, com vistas a aprimorar processos organizacionais do Ministério;

VIII - alinhamento dos métodos e modelos de gerenciamento de riscos do MRE às exigências da legislação vigente;

IX - compromisso de realizar a gestão de pessoas em alinhamento com os objetivos do MRE.

CAPÍTULO IV

OBJETIVOS

Art. 7º São objetivos da Política de Gestão de Riscos do MRE:

I - conferir às atividades do MRE eficiência, eficácia e efetividade operacional, mediante a execução ordenada, ética e econômica dos processos de trabalho;

II - produzir informações íntegras e confiáveis que possam subsidiar tomadas de decisões, e fundamentar o cumprimento de obrigações de transparência e de prestação de contas;

III - assegurar que os responsáveis pela tomada de decisão, em todos os níveis do MRE, tenham acesso tempestivo a informações suficientes acerca dos riscos aos quais está exposto o Ministério;

IV - aumentar a probabilidade de alcance dos objetivos do MRE, reduzindo os riscos a níveis aceitáveis;

V - agregar valor ao MRE por meio do aprimoramento dos processos de tomada de decisão e do tratamento adequado de eventuais impactos negativos decorrentes de decisões institucionais;

VI - fomentar uma gestão proativa;

VII - aprimorar o controle interno da gestão.

Parágrafo único. A Política de Gestão de Riscos deverá estar integrada aos processos de planejamento estratégico, bem como à gestão e à cultura organizacional do MRE.

Art. 8º O gerenciamento de riscos deverá ser implementado de forma gradual em todas as áreas do MRE, segundo os critérios a serem definidos pelo CGRC.

CAPÍTULO V

COMPETÊNCIAS

Art. 9º Compete ao CGRC com a finalidade de implantar a Política de Gestão de Riscos no MRE, sem prejuízo de outras atribuições:

I - recomendar a criação de grupos de trabalho;

II - estabelecer instâncias de supervisão da política de gestão de riscos nos diversos níveis hierárquicos do MRE;

III - definir e atualizar estratégias, tendo em conta o contexto do MRE;

IV - dirimir eventuais dúvidas quanto aos responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais do MRE;

V - deliberar sobre a periodicidade dos ciclos de gerenciamento de riscos para cada um dos processos organizacionais do MRE;

VI - aprovar medidas para eliminar ou mitigar os riscos identificados e avaliar as medidas de controle a serem aplicadas aos correspondentes processos organizacionais.

Art. 10. Cada risco mapeado e avaliado deve ser monitorado por um gestor formalmente identificado.

§1º O gestor deve ser ocupante de cargo cuja competência seja suficiente para orientar e acompanhar as ações de mapeamento, avaliação e mitigação dos riscos identificados.

§ 2º São responsabilidades do gestor de risco:

I - identificar, analisar e avaliar os riscos dos processos sob sua responsabilidade;

II - assegurar que o risco identificado seja gerenciado de acordo com a Política de Gestão de Riscos do MRE;

III - propor medidas de controle para cada risco mapeado em sua área de atuação;

IV - monitorar riscos identificados ao longo do tempo, de modo a garantir que as medidas adotadas resultem na sua manutenção em níveis adequados;

V - garantir que as informações sobre os riscos identificados estejam disponíveis aos níveis hierárquicos competentes do MRE, na forma da legislação em vigor;

VI - informar o CGRC sobre mudanças significativas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;

VII - atender às demandas do CGRC.

Art. 11. Compete a todos os servidores do MRE o monitoramento dos níveis de riscos e da efetividade das medidas de controles aplicadas aos processos organizacionais em que estiverem envolvidos ou de que tiverem conhecimento.

Parágrafo único. Caso sejam identificados pontos fracos em um ou mais processos organizacionais, o servidor deverá reportar imediatamente o fato ao gestor de riscos responsável pelo processo em questão.

CAPÍTULO VI

ETAPAS

Art. 12. A implantação da Política de Gestão de Riscos deverá estar prevista na metodologia de trabalho a ser adotada pelo MRE, sendo que esta deverá contemplar, no mínimo, as seguintes etapas:

I - reconhecimento do ambiente: avaliar os contextos interno e externo a serem levados em consideração na gestão de riscos do MRE;

II - identificação de riscos: detectar possíveis riscos para os objetivos do MRE;

III - avaliação de riscos: verificar as possíveis causas e consequências de riscos identificados e estimar seu grau de ameaça, considerados a probabilidade e o impacto de sua ocorrência, com base em análises qualitativas e quantitativas;

IV - definição de prioridades: ordenar os riscos que podem ocorrer com maior probabilidade e que têm maior potencial de impacto, de modo a estabelecer respostas prioritárias;

V - seleção de respostas aos riscos: definir o tipo de reposta mais adequado a cada risco e das respectivas medidas de controle;

VI - monitoramento: avaliar a necessidade de eventuais ajustes na Política de Gestão de Riscos do MRE;

VII - comunicação: integrar todas as instâncias do MRE envolvidas na gestão de riscos, com base no compartilhamento de informações.

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. A metodologia da Política de Gestão de Riscos do MRE deverá ser aprovada em até 12 (doze) meses após a publicação desta Portaria.

Art. 14. Em função da complexidade e da abrangência dos temas afetos ao MRE, a implantação da Política de Gestão de Riscos deste Ministério será realizada de forma gradual e continuada, com prazo de conclusão de até 60 (sessenta) meses, a contar da publicação desta Portaria.

Art. 15. Os casos omissos ou as excepcionalidades serão resolvidos pelo CGRC.

Art. 16. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ALOYSIO NUNES FERREIRA

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Publicado em: 03/05/2018 | Edição: 84 | Seção: 1 | Página: 60-61

Órgão: Ministério das Relações Exteriores/Gabinete do Ministro

 

PORTARIA Nº 376, DE 2 DE MAIO DE 2018

Institui a Política de Gestão de Riscos do Ministério das Relações Exteriores.

O MINISTRO DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição Federal, e tendo em vista o disposto na Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 1, de 10 de maio de 2016, e no art. 17 do Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Institui a Política de Gestão de Riscos do Ministério das Relações Exteriores, por meio da qual se estabelecem princípios, objetivos, diretrizes, competências e meios para implantar a gestão de governança, riscos e controles internos da gestão na Secretaria de Estado das Relações Exteriores e, no exterior, nas Missões Diplomáticas permanentes, Repartições Consulares e Unidades Específicas destinadas às atividades administrativas, técnicas, culturais e de gestão de recursos financeiros.

Art. 2º A Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de 2016, deverá ser utilizada como base para o entendimento de termos utilizados na implantação da Política de Gestão de Riscos do MRE, sem prejuízo das atribuições do Comitê de Governança, Riscos e Controles (CGRC).

Art. 3º O mapeamento e a avaliação de riscos no âmbito do MRE levará em consideração, preliminarmente, as seguintes tipologias básicas:

I - riscos de imagem ou reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade em relação à capacidade do MRE em cumprir sua missão institucional;

II - riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades do MRE;

III - riscos financeiros ou orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade do MRE de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou que possam comprometer a própria execução orçamentária; e

IV - riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do MRE, normalmente associados a falhas, deficiências ou inadequações de processos internos, de pessoas, de infraestruturas e de sistemas.

Art. 4º Os controles internos da gestão mencionados no caput do art. 1º desta Portaria não se sobrepõem e não substituem as atividades e as atribuições da Secretaria de Controle Interno do MRE.

CAPÍTULO II

DIRETRIZES

Art. 5º São diretrizes para a Política de Gestão de Riscos do MRE:

I - sistematizar a gestão de riscos, com base em metodologias consagradas e em boas práticas de gestão pública, de modo que seja integrada ao planejamento estratégico, aos processos e às políticas do MRE;

II - identificar, avaliar, tratar e monitorar, a cada quadriênio, os riscos relacionados às atividades do MRE, em conformidade com o Plano Plurianual (PPA) e com o Planejamento Estratégico;

III - adotar metodologias que possibilitem o apoio à gestão de riscos no MRE;

IV - promover a integração das unidades do MRE responsáveis pela gestão de riscos;

V - medir o desempenho da gestão de riscos, no âmbito do MRE, por meio de atividades contínuas;

VI - capacitar, de forma continuada e em todos os níveis hierárquicos, os agentes públicos que exercem cargo, função ou emprego no MRE para lidar com gestão de riscos;

VII - definir como será medido o desempenho da gestão de riscos;

VIII - Estabelecer padrões de qualidade e de frequência para a elaboração de informações produzidas pela rede de postos no exterior.

CAPÍTULO III

PRINCÍPIOS

Art. 6º A Política de Gestão de Riscos do MRE deverá observar os seguintes princípios:

I - gestão de riscos de forma sistemática, estruturada e oportuna, subordinada ao interesse público;

II - estabelecimento de níveis aceitáveis de exposição a riscos;

III - criação de procedimentos de controle interno da gestão proporcionais ao risco, observada a relação custo-benefício;

IV - utilização do mapeamento de riscos para subsidiar a elaboração do planejamento estratégico e para apoiar processos decisórios no âmbito do MRE;

V - gestão de riscos com vistas ao aprimoramento contínuo dos processos organizacionais do MRE;

VI - disseminação, no âmbito do MRE, de informações necessárias ao fortalecimento da cultura da gestão de governança, riscos e controles internos da gestão;

VII - integração de atividades e utilização de informações para a elaboração do planejamento estratégico do MRE, com vistas a aprimorar processos organizacionais do Ministério;

VIII - alinhamento dos métodos e modelos de gerenciamento de riscos do MRE às exigências da legislação vigente;

IX - compromisso de realizar a gestão de pessoas em alinhamento com os objetivos do MRE.

CAPÍTULO IV

OBJETIVOS

Art. 7º São objetivos da Política de Gestão de Riscos do MRE:

I - conferir às atividades do MRE eficiência, eficácia e efetividade operacional, mediante a execução ordenada, ética e econômica dos processos de trabalho;

II - produzir informações íntegras e confiáveis que possam subsidiar tomadas de decisões, e fundamentar o cumprimento de obrigações de transparência e de prestação de contas;

III - assegurar que os responsáveis pela tomada de decisão, em todos os níveis do MRE, tenham acesso tempestivo a informações suficientes acerca dos riscos aos quais está exposto o Ministério;

IV - aumentar a probabilidade de alcance dos objetivos do MRE, reduzindo os riscos a níveis aceitáveis;

V - agregar valor ao MRE por meio do aprimoramento dos processos de tomada de decisão e do tratamento adequado de eventuais impactos negativos decorrentes de decisões institucionais;

VI - fomentar uma gestão proativa;

VII - aprimorar o controle interno da gestão.

Parágrafo único. A Política de Gestão de Riscos deverá estar integrada aos processos de planejamento estratégico, bem como à gestão e à cultura organizacional do MRE.

Art. 8º O gerenciamento de riscos deverá ser implementado de forma gradual em todas as áreas do MRE, segundo os critérios a serem definidos pelo CGRC.

CAPÍTULO V

COMPETÊNCIAS

Art. 9º Compete ao CGRC com a finalidade de implantar a Política de Gestão de Riscos no MRE, sem prejuízo de outras atribuições:

I - recomendar a criação de grupos de trabalho;

II - estabelecer instâncias de supervisão da política de gestão de riscos nos diversos níveis hierárquicos do MRE;

III - definir e atualizar estratégias, tendo em conta o contexto do MRE;

IV - dirimir eventuais dúvidas quanto aos responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais do MRE;

V - deliberar sobre a periodicidade dos ciclos de gerenciamento de riscos para cada um dos processos organizacionais do MRE;

VI - aprovar medidas para eliminar ou mitigar os riscos identificados e avaliar as medidas de controle a serem aplicadas aos correspondentes processos organizacionais.

Art. 10. Cada risco mapeado e avaliado deve ser monitorado por um gestor formalmente identificado.

§1º O gestor deve ser ocupante de cargo cuja competência seja suficiente para orientar e acompanhar as ações de mapeamento, avaliação e mitigação dos riscos identificados.

§ 2º São responsabilidades do gestor de risco:

I - identificar, analisar e avaliar os riscos dos processos sob sua responsabilidade;

II - assegurar que o risco identificado seja gerenciado de acordo com a Política de Gestão de Riscos do MRE;

III - propor medidas de controle para cada risco mapeado em sua área de atuação;

IV - monitorar riscos identificados ao longo do tempo, de modo a garantir que as medidas adotadas resultem na sua manutenção em níveis adequados;

V - garantir que as informações sobre os riscos identificados estejam disponíveis aos níveis hierárquicos competentes do MRE, na forma da legislação em vigor;

VI - informar o CGRC sobre mudanças significativas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;

VII - atender às demandas do CGRC.

Art. 11. Compete a todos os servidores do MRE o monitoramento dos níveis de riscos e da efetividade das medidas de controles aplicadas aos processos organizacionais em que estiverem envolvidos ou de que tiverem conhecimento.

Parágrafo único. Caso sejam identificados pontos fracos em um ou mais processos organizacionais, o servidor deverá reportar imediatamente o fato ao gestor de riscos responsável pelo processo em questão.

CAPÍTULO VI

ETAPAS

Art. 12. A implantação da Política de Gestão de Riscos deverá estar prevista na metodologia de trabalho a ser adotada pelo MRE, sendo que esta deverá contemplar, no mínimo, as seguintes etapas:

I - reconhecimento do ambiente: avaliar os contextos interno e externo a serem levados em consideração na gestão de riscos do MRE;

II - identificação de riscos: detectar possíveis riscos para os objetivos do MRE;

III - avaliação de riscos: verificar as possíveis causas e consequências de riscos identificados e estimar seu grau de ameaça, considerados a probabilidade e o impacto de sua ocorrência, com base em análises qualitativas e quantitativas;

IV - definição de prioridades: ordenar os riscos que podem ocorrer com maior probabilidade e que têm maior potencial de impacto, de modo a estabelecer respostas prioritárias;

V - seleção de respostas aos riscos: definir o tipo de reposta mais adequado a cada risco e das respectivas medidas de controle;

VI - monitoramento: avaliar a necessidade de eventuais ajustes na Política de Gestão de Riscos do MRE;

VII - comunicação: integrar todas as instâncias do MRE envolvidas na gestão de riscos, com base no compartilhamento de informações.

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. A metodologia da Política de Gestão de Riscos do MRE deverá ser aprovada em até 12 (doze) meses após a publicação desta Portaria.

Art. 14. Em função da complexidade e da abrangência dos temas afetos ao MRE, a implantação da Política de Gestão de Riscos deste Ministério será realizada de forma gradual e continuada, com prazo de conclusão de até 60 (sessenta) meses, a contar da publicação desta Portaria.

Art. 15. Os casos omissos ou as excepcionalidades serão resolvidos pelo CGRC.

Art. 16. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ALOYSIO NUNES FERREIRA